Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung verarbeitet Braka AI insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Account- und Profildaten wie Name, E-Mail-Adresse und freiwillig hinterlegte Kontaktdaten.
• Organisations- und Teamdaten, Rollen, Einladungen und Zugriffsstatus.
• Vom Kunden eingestellte CRM-Daten zu Leads, Immobilien, Anforderungen, Matches, Terminen, Aufgaben, Notizen und Kommunikationsaktivitäten.
• Technisch erforderliche Authentifizierungs-, Session-, Sicherheits- und Protokolldaten.
• Abrechnungs- und Vertragsdaten, soweit kostenpflichtige Funktionen genutzt werden.
• Angaben aus dem Kontaktformular, wenn eine Anfrage an Braka AI gesendet wird.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung und Absicherung der Anwendung, zur Benutzer- und Teamverwaltung, zur Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen, zur Bearbeitung von Support- und Kontaktanfragen sowie zur Abrechnung. Rechtsgrundlagen sind – abhängig vom jeweiligen Vorgang – insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Verarbeitung eine Einwilligung erfordert, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Hosting, Datenbank und technische Dienstleister

Für den Betrieb von Braka AI werden – abhängig von den aktivierten Funktionen – insbesondere folgende Dienste eingesetzt:

• Vercel – Hosting, Auslieferung der Webanwendung und technische Serverfunktionen.
• Supabase – Authentifizierung, Datenbank und privater Dateispeicher.
• Resend – transaktionaler E-Mail-Versand und Versand des öffentlichen Kontaktformulars.
• Stripe – Zahlungsabwicklung und Subscription-Billing, sobald kostenpflichtige Abrechnung aktiviert ist.
• OpenAI – Erstellung von AI-Textentwürfen, ausschließlich wenn ein berechtigter Nutzer die entsprechende AI-Funktion aktiv auslöst.

Soweit ein eingesetzter Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, werden die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen und technischen Einstellungen für den Produktivbetrieb berücksichtigt. Bei einer Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums werden – soweit erforderlich – die nach der DSGVO vorgesehenen Übermittlungsmechanismen eingesetzt.

5. AI-Funktionen

Braka AI erzeugt auf ausdrückliche Benutzeraktion Kommunikationsentwürfe. Hierfür werden nur die für den jeweiligen Entwurf benötigten Kontextinformationen an den konfigurierten AI-Dienst übermittelt. AI-Texte sind Entwürfe: Sie werden nicht automatisch an Leads oder andere Empfänger versendet und können vor einer Verwendung geprüft und bearbeitet werden.

6. Kontaktformular

Bei Nutzung des Kontaktformulars werden Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht verarbeitet, um die Anfrage zu beantworten. Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt der Anfrage zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Die Angaben werden nicht für Werbezwecke verwendet, sofern hierfür keine eigene Rechtsgrundlage besteht.

7. Cookies und Sessions

Die Anwendung verwendet technisch notwendige Session- und Authentifizierungsmechanismen, damit angemeldete Benutzer sicher erkannt werden können. Im derzeitigen Produkt sind keine Marketing- oder Werbe-Tracking-Cookies vorgesehen.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Sicherheitsinteressen erforderlich ist. Kontaktanfragen werden gelöscht, wenn ihre Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgründe entgegenstehen. Benutzer können in den Einstellungen – soweit technisch und rechtlich möglich – einen Datenexport und die Löschung ihres Accounts anstoßen.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Sicherheit

Braka AI setzt unter anderem organisationsbezogene Zugriffsregeln, geschützte Authentifizierungssitzungen und privaten Dateispeicher für Immobilienbilder ein. Zugriffe auf CRM-Daten werden technisch auf berechtigte Organisationen und Benutzerrollen begrenzt.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils im Produkt veröffentlichte Fassung.