Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

1. Parteien und Gegenstand

Diese Vereinbarung ergänzt den Vertrag über die Nutzung von Braka AI. Auftragnehmer ist Louis Braka, Braka AI, Bönnier Straße 16, 31167 Bockenem, Deutschland. Auftraggeber ist das Unternehmen, das Braka AI für seine Organisation nutzt. Soweit Braka AI personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung nach den folgenden Regelungen.

2. Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung

Die Auftragsverarbeitung erfolgt für die Dauer der Nutzung von Braka AI und dient der technischen Bereitstellung der vereinbarten SaaS-Funktionen. Dazu gehören insbesondere Speicherung, Strukturierung, Abruf, Anzeige, Änderung, Zuordnung, Kommunikation, Export und Löschung der vom Kunden eingestellten Daten sowie – auf ausdrückliche Benutzeraktion – die Verarbeitung erforderlicher Kontextdaten für AI-Textentwürfe.

3. Datenarten und betroffene Personen

Je nach Nutzung können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Such- und Immobilienanforderungen, Objektbezüge, Kommunikationsinhalte, Termine, Aufgaben, Notizen, Aktivitätsdaten und technische Identifikatoren verarbeitet werden. Betroffene Personen können insbesondere Leads, Interessenten, Käufer, Mieter, Eigentümer, Geschäftspartner sowie Mitarbeiter und Benutzer des Kunden sein.

4. Weisungen des Auftraggebers

Braka AI verarbeitet die vom Kunden eingebrachten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bereitstellung des vereinbarten Dienstes und auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zu einer abweichenden Verarbeitung besteht. Die Nutzung der vorgesehenen Produktfunktionen gilt als dokumentierte Weisung im Rahmen des Vertragszwecks.

5. Vertraulichkeit und Zugriff

Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, werden auf Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer entsprechenden gesetzlichen Verpflichtung. Zugriffe innerhalb der Anwendung werden nach Organisation und Benutzerrolle begrenzt.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Authentifizierte Benutzerkonten und geschützte Sessions.
• Organisationsbezogene Row Level Security für Mandantentrennung.
• Rollen- und Berechtigungskonzept für Owner, Admin, Agent, Assistant und Viewer.
• Privater Dateispeicher und zugriffsbeschränkte Auslieferung von Immobilienbildern.
• Transportverschlüsselung über die eingesetzte Hosting- und Plattforminfrastruktur.
• Serverseitige Geheimnisse für sensible Provider-Zugangsdaten und begrenzte Integrationsaufrufe.
• Funktionen für Datenexport und kontrollierte Löschvorgänge.

Die Maßnahmen werden entsprechend dem Stand der Technik, dem Risiko und der Weiterentwicklung des Produkts angepasst.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber erteilt eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz der für den Betrieb erforderlichen Unterauftragsverarbeiter. Derzeit können insbesondere folgende Anbieter eingesetzt werden:

• Supabase – Authentifizierung, Datenbank und privater Dateispeicher.
• Vercel – Hosting, Auslieferung und Serverfunktionen.
• Resend – E-Mail-Versand, soweit E-Mail-Funktionen genutzt werden.
• OpenAI – AI-Textentwürfe, soweit ein berechtigter Benutzer die AI-Funktion aktiv nutzt.

Über wesentliche Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern wird der Auftraggeber vor deren Einsatz in geeigneter Form informiert, damit ihm die nach Art. 28 DSGVO vorgesehenen Rechte zustehen.

8. Unterstützung des Auftraggebers

Braka AI unterstützt den Auftraggeber im Rahmen der verfügbaren Informationen und der Art der Verarbeitung bei der Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten, insbesondere bei Betroffenenrechten, Sicherheit der Verarbeitung, Meldung von Datenschutzverletzungen und erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzungen.

9. Datenschutzverletzungen

Bekannt gewordene Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die die Auftragsverarbeitung betreffen, werden dem Auftraggeber ohne unangemessene Verzögerung mit den verfügbaren und für seine Pflichten erforderlichen Informationen mitgeteilt.

10. Drittlandübermittlungen

Soweit im Rahmen eingesetzter Dienstleister eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, werden die nach der DSGVO erforderlichen Voraussetzungen und geeigneten Garantien berücksichtigt. Der Umfang richtet sich nach den tatsächlich aktivierten Funktionen und den jeweiligen Provider-Konfigurationen.

11. Rückgabe und Löschung

Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung werden personenbezogene Daten nach Wahl und im Rahmen der verfügbaren Produktfunktionen exportiert beziehungsweise gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht oder andere zulässige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

12. Nachweise und Prüfungen

Braka AI stellt dem Auftraggeber die für den Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen in angemessenem Umfang zur Verfügung und ermöglicht erforderliche Prüfungen nach vorheriger Abstimmung, soweit dadurch Sicherheit, Vertraulichkeit und Rechte anderer Kunden nicht beeinträchtigt werden.

13. Kontakt

Datenschutzbezogene Anfragen zu dieser Vereinbarung können an louis@braka-ai.de gerichtet werden.